專案常常 Delay？四個法則帶你拆解工作項目！
#適當的工作項目讓你有效管理專案進度
在產品經理的職涯中，專案進度管理是一項至關重要的技能。我們經常遇到這樣的情況：到了專案驗收的時候，才發現進度嚴重落後，團隊不得不加班加點來趕工。這不僅影響了團隊的工作士氣，也可能降低產品的質量。如何避免這種情況？關鍵在於如何有效地拆解工作項目。
在專案管理的專業領域中，有一個重要的概念叫做工作分解結構（Work Breakdown Structure，簡稱WBS）。這是一種將專案系統性地分解為較小、較易管理的部分的方法。通過WBS，我們可以清晰地識別出專案所需的全部工作，並根據不同的類別進行區分，為整個專案規劃提供堅實的基礎。
1️⃣ 盡可能的拆細工作項目：消除不確定性
將大型專案拆分為可管理的小任務
拆解工作項目的第一個法則是盡可能地將工作拆細。這個原則的核心在於，工作項目越細，對其所需時間和資源的估計就越準確，從而減少了專案執行過程中的不確定性。
你可以根據對專案的掌握度來調整拆分的細緻程度：
- 對於熟悉的領域，你可能已經有相當的經驗，知道大概需要什麼步驟和時間，因此可以相對粗略地劃分工作項目。
- 而對於不熟悉的領域或高風險的專案部分，則應該盡可能地細化工作項目，這樣你就能更全面地了解需要做什麼，以及可能遇到的挑戰。
例如，如果要開發一個新的使用者註冊功能，你不應該僅僅將其列為「完成使用者註冊功能」這一個大項目，而是應該將其分解為「設計註冊流程」、「實現前端頁面」、「建立使用者資料庫」、「開發API介面」、「實現驗證邏輯」、「進行安全測試」等多個小項目。
透過這種細化的方式，你能夠更準確地估計每個環節所需的時間和資源，從而為整個專案制定更為可靠的時間表。當你對整個專案的全貌有更清晰的認識時，你對時間的掌握也會更加準確。
2️⃣ 每個工作項目都要有交付物：讓成果明確
每個工作項目都應有具體的交付成果
專案管理中的第二個重要法則是確保每個工作項目都有明確的交付物。這些交付物是工作成果的具體體現，它們讓我們能夠客觀地判斷某項工作是否已經完成，從而有效地量化工作進度。
交付物可以是各種形式，例如：
- 設計文件或原型
- 程式碼庫中的新功能
- 測試報告
- 使用者手冊
- 展示影片
以軟體開發為例，當我們在開發一個新功能時，前端團隊的交付物可能是完成的使用者介面，後端團隊的交付物則可能是功能性的API介面。這些明確的交付物讓團隊成員和管理者都能清楚地看到專案的進展。
當你在規劃工作項目時，應該明確定義每個項目的預期交付物：「在完成這項工作後，我們應該能夠看到或交付什麼具體的成果？」這個問題的答案就是你的交付物。通過這種方式，你可以確保工作進度是可見和可測量的，避免了那種「工作了很久但似乎沒有明顯進展」的模糊狀態。
3️⃣ 每個工作項目都要有單一負責人：讓責任明確
第三個法則涉及責任的分配：每個工作項目應該只有一個明確的負責人。這個原則確保了每項工作都有人負責，避免了責任不清或互相推諉的情況。
當一個工作項目需要多人協作時，你應該：
- 將該項目進一步拆分為更小的任務，每個任務分配給一個負責人。
- 明確定義每個人的工作範圍和預期的交付物。
- 確保所有參與者了解他們各自的責任和彼此之間的依賴關係。
例如，如果「使用者註冊功能」需要前端和後端工程師共同完成，你可以將其拆分為「前端註冊頁面」（由前端工程師負責）和「註冊API開發」（由後端工程師負責）兩個獨立的工作項目。
這種明確的責任分配不僅有助於追蹤工作進度，還能提高團隊成員的責任感和工作效率。當每個人都清楚自己需要負責什麼，以及什麼時候需要完成時，整個團隊的協作會更加順暢。
4️⃣ 每個工作項目時間短於兩個工作天：讓回饋期短
短週期工作項目能讓進度檢核更高效
最後一個法則是關於工作項目的時間跨度：盡量讓每個工作項目的完成時間控制在兩個工作日以內。這個原則的目的是縮短回饋週期，讓你能夠更及時地掌握專案的進展情況。
當工作項目的時間跨度較長時，可能會出現以下問題：
- 難以準確評估進度：「我已經做了三天，但還沒完成」這樣的報告並不能提供多少有用的資訊。
- 問題發現延遲：如果在工作過程中遇到了困難或障礙，可能需要幾天時間才會被發現。
- 調整計劃的難度增加：當發現問題時，可能已經浪費了大量時間，需要重新規劃的工作量也更大。
相反，當工作項目被控制在兩天以內時，你可以更頻繁地檢查進度，更早地發現問題，並且更靈活地調整計劃。這種短週期的工作方式與敏捷開發的理念相符，有助於降低專案風險，提高團隊的反應速度。
例如，與其安排一個開發人員花五天時間完成一個複雜功能，不如將這個功能拆分為多個小部分，每部分都可以在1-2天內完成並進行測試。這樣，即使在第二天發現了問題，也只會影響很小一部分工作，而不是整個五天的成果。
結論：有效的工作分解是專案成功的關鍵
總結來說，工作分解結構（WBS）的四大法則為我們提供了一個系統性的框架，幫助我們更有效地規劃和管理專案：
- 盡可能地拆細工作項目，以便更準確地了解和估計工作量。
- 確保每個工作項目都有明確的交付物，使進度可見且可測量。
- 為每個工作項目指定單一負責人，明確責任歸屬。
- 將工作項目的時間控制在兩個工作日以內，縮短回饋週期，降低風險。
這些法則不僅適用於軟體開發，也適用於各種類型的專案管理。通過應用這些原則，你可以大大減少專案延期的風險，提高團隊的工作效率，最終確保專案的成功交付。
希望這些分享能為你在專案管理的道路上提供一些幫助。如果你有其他關於工作分解或專案管理的問題，或想分享你自己的經驗和見解，都歡迎與我交流。
✨ 追蹤產品人 @pmthinking ，陪你一起成長
✨ 你平常都是如何劃分工作項目呢？ 歡迎留言跟我分享！
